El paso hacia la implicación y la creación de un equipo de trabajo en la farmacia

El paso hacia la implicación y la creación  de un equipo de trabajo en la farmacia
Parabotica
Escrito por: Parabotica
El: 30/04/2019
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Una farmacia cuyos farmacéuticos desde el principio cuenten con el perímetro de tareas asignado, los objetivos marcados y el modelo retributivo claro, es una farmacia preparada para el crecimiento del negocio y del equipo que la forma.

Sin embargo, en muchas ocasiones nos encontramos con farmacias inmersas en cierta vorágine en su día a día. Uno de los síntomas más comunes de este hábito es la cantidad de tareas pendientes de realizar porque en muchas ocasiones, o bien se desconoce a su responsable, o simplemente falta el conocimiento específico para su ejecución. Esto ocurre, fundamentalmente, porque la asignación de responsabilidades y tareas no se ha estructurado conforme a las mejores prácticas.

Es conveniente tener en cuenta que la farmacia como empresa es un proceso integrado por subprocesos y estos, a su vez, por procedimientos compuestos por tareas. Efectivamente, cada miembro de la farmacia realiza una serie de tareas diarias dentro de su actividad/ función que afecta a todo el proceso y es fundamental que el titular, como “buen director de orquesta”, sea quien las organice para que todo fluya.

¿Cuáles son los pasos necesarios para comenzar a crear un equipo de trabajo eficiente?
  1. Define objetivos. Estos objetivos además de responder a un análisis y una planificación deben estar respaldados por la misión, la visión y los valores de la farmacia
  2. Conoce a fondo a todos los miembros de tu equipo. Sus aptitudes y actitudes definirán sus roles.
  3. Fija responsables de proceso y asigna tareas. Esto implica clasificar las tareas, detallarlas por pasos y gestionar el tiempo que hay que dedicar a cada una.
Si sigues estos pasos, ¡enhorabuena! Acabas de asentar las bases de un equipo de trabajo.
Es el momento de transmitirlo y dejar claro a cada miembro del equipo, el porqué, el cómo, el cuándo, y bajo la responsabilidad de quién se desarrolla cada tarea y… ¡a trabajar!, asumiendo que hay incrementar la comunicación en equipo para afianzar el proyecto.
 
Y AHORA, ¿QUÉ?
Una farmacia debe medir su eficiencia y sus resultados y controlar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos marcados inicialmente.

Lo que no se mide no se controla, y lo que no se controla no se puede mejorar. Por ello, se considera fundamental iniciar un proceso de análisis profundo de los indicadores de gestión clave del negocio -también llamados KPI (Key Performance Indicator)- unidos a la estrategia de la farmacia. Uno de los objetivos de fijar indicadores KPI,s es obtener la información que se necesita para actuar, a su vez, en la mejora de la eficiencia de nuestros procesos internos, en unos casos para reducir costes superfluos, en otros para mejorar ventas y en definitiva mejorar la rentabilidad y liquidez.
Estos indicadores ayudan al titular a conocer dónde debe poner el foco y desarrollar un plan de acción para mejorar los resultados.   

Existen diversidad de KPI´s, pero la farmacia debería poder manejar aquellos que les permita medir el grado de implantación de su estrategia de crecimiento (ver abajo síntesis de KPI’s tipo) siempre unidos la estrategia:

Implicación equipo farmacia

Recabar esta información es esencial para saber de dónde partimos. Nos permitirá ver más claramente qué grado de consecución alcanzamos con respecto a los objetivos fijados y definir un sistema de incentivos en nuestra farmacia con la intención de orientar al equipo para conseguirlos.
Es aconsejable que el sistema de incentivos de la farmacia vaya asociado a una retribución variable anual, es decir, una contraprestación que obtendrán los empleados siempre que se alcancen determinados hitos identificables, cuantificables y vinculados a los objetivos de la farmacia.

En función de cada caso, es aconsejable que una parte de dicha retribución variable vaya asociada a unos objetivos comunes para todos los miembros del equipo, ya que los objetivos comunes contribuyen a fomentar la motivación colectiva, y que otra parte de la misma se enfoque a metas individuales que ayuden a mejorar el desempeño profesional y personal de cada miembro del equipo.

En definitiva, establecer claramente las estrategias, objetivos, funciones, tareas y modelo retributivo bajo criterios claros y concisos para todos los empleados de tu farmacia no es sino organizar la farmacia como una empresa. Los resultados de esta racionalización llegarán siempre que se apliquen metódicamente y si se realiza un seguimiento continuo.
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